Изначально клиент пришел к нам, чтобы сделать новый сайт. На старом не было поиска по актерам, и он не нравился внешне.
Во время работы над сайтом мы обнаружили, что сотрудники агентства хранят данные об актерах и кастингах в экселе или гугл-документах. Это можно пережить, если в базе три или десять актеров, но агентство работает с сотнями актеров по всему миру. Периодически сотрудники теряют данные или забывают о задачах, которые им поставили. Поэтому мы предложили разработать CRM.
Пульт управления сайтом и информацией внутри компании
Клиент
Gm-production — международное актерское агентство. Оно работает со 104 актерами со всего мира.
Агентство помогает кастинг-директорам подбирать актеров для фильмов, сериалов и роликов, организовывать съемки, оформлять документы. Работает со всеми крупными кинокомпаниями в России, Европе, США, Китае и Японии, консультирует западные компании о съемках в России.
Проблемы
На старом сайте кастинг-директоры не могли сами подбирать актеров по разным параметрам и видеть всю информацию об актерах и их фильмографию. Поэтому кастинг-директорам приходилось каждый раз связываться с сотрудниками агентства, рассказывать о своих требованиях и ждать, пока те сами подберут актеров.
Сотрудники агентства вели базы актеров вручную и хранили информацию в разрозненных файлах и гугл-доках. Например, вся база актеров была в экселе. Если кто-то редактировал файл, ему приходилось высылать новую версию остальным сотрудникам по почте. Файлы терялись, приходилось постоянно переспрашивать, какая версия последняя.
Менеджеры агентства вручную ставили даты проб в календари актеров. Иногда пробы срывались, нужно было менять график. Возникала путаница, и у актеров часто не было актуальной информации, куда им идти на пробы и кто их встретит.
Менеджеры агентства ставили задачи друг другу в почте. Иногда они теряли задачи или забывали о них. В конце месяца менеджеры делали отчет по выполненным задачам и пересылали их руководителям по почте. Руководителям нужно было найти время, чтобы проверить каждый отчет.
Решение
Мы обновили сайт и сделали CRM — пульт управления сайтом и информацией внутри компании.
Сайт. Чтобы сделать удобный сайт, руководители агентства провели несколько интервью с кастинг-директорами. Так они выяснили, что кастинг-директорам важно при выборе актеров, а мы сделали фильтр подбора на главной:
В карточке каждого актера сделали подробное описание, фильмографию и возможность подгрузить много фотографий. Кастинг-директора смотрят анкеты, добавляют интересных актеров в подборку, а потом высылают подборку себе на почту. Анкету каждого актера можно скачать в один клик.
CRM. Сначала мы хотели взять готовую CRM и доработать, но, оказалось, что специализированных CRM для актерских агентств нет. Поэтому сделали свою.
Через CRM менеджеры агентства управляют сайтом, календарями актеров, задачами внутри компании и хранят в ней всю рабочую информацию.
Управление информацией. Теперь вся информация по сайту и внутренние данные об актерах и процессах — внутри одной системы. Менеджерам не надо пересылать друг другу файлы с базами и календарями, они видят все изменения в CRM.
Задачи. Менеджеры ставят друг другу задачи через CRM или телеграм-бота. В CRM — через форму:
Менеджер, которому поставили задачу, тут же видит ее в системе и получают уведомление по электронной почте. Менеджеру не нужно составлять отдельный отчет, а руководителю выделять время его проверить. Информацию по задачам каждого менеджера руководитель видит в системе.
Управление календарями. Когда актера вызывают на съемку, менеджер отмечает даты, адрес, имя и номер ассистента через календарь в CRM. Актер тут же видит эту информацию в своем календаре.
Актер проставляет личные события, например, отпуск, в календаре телефона или компьютера, а менеджер агентства видит это событие в календаре CRM.
Результат
Новый сайт с поиском и CRM помогли разгрузить менеджеров агентство, высвободить время на поиск новых актеров.
